Møte

Dårlig møtekultur er noe av det første som krever rask behandling i mange organisasjoner hvor jeg jobber som coach. Bilde over demonstrerer godt hva jeg mener og i dag tenkte jeg å dele med dere hva er det vi trenger for at våre møter blir gjort om til effektive og produktive.

Her er et minimum sett som jeg lærte fra Anders Skoe for mange år siden:

  • Hensikt
  • Ønsket resultat
  • Agenda
  • Fasilitator
  • Handlingsplan

La oss dykke ned i detaljer.

Om du gir prosessen et navn styrer du denne. Hvis ikke styrer den deg.

Hensikt (Hvorfor skal vi ha møte?)

Ingen hensikt – ingen vits i å ha møte! Hensikten har gjerne noe med en mulighet og/eller en utilfredstillende situasjon å gjøre. Vi trenger hensikt for å forberede og motivere deltagerne. Dette punktet er ofte det eneste som man greier å få med når man kaller for møte i mange organisasjoner i dag, så stopper det.

Ønsket resultat

Her begynner vi å være konkrete. Forestill deg at møtet er ferdig. Hva har vi oppnådd? Hva kan vi ta med oss? Typisk snakker vi om 3-5 helt presise, konkrete og detaljerte punkter.

Her har vi dårlige eksempler:

  • Diskutere strategisk planlegging
  • Se på strategien for Q2
  • Informere salgsavdeling om månedsresultater
  • Skaffe forankring hos ledelse angående prosjekt X

Og her er de gode:

  • Løsning på problem  Y
  • En liste med alle mulige neste steg fra nåværende situasjon
  • En prioritert liste med top 5 handlinger for å nå våre mål
  • Signert avtale

Agenda

Vi trenger Agenda slik at tiden i møtet blir brukt fornuftig og at vi oppnår våre resultater på en effektiv måte. Agendaen viser hvordan tiden benyttes under møtet helst detaljert helt ned på minutter. Det er viktig å vite hvordan en sak skal behandles og hvor lang tid som er avsatt til den enkelte sak. Vi må kunne se hvordan vi kommer frem til Ønskede resultater ut fra Agenda.

Vi skriver dette i fire kolonner: Hva, Hvordan, Hvem, Når (fra-til).

Fasilitator

Dette er en person (helst med kunnskap og erfaring) som er hovedansvarlig for prosess. Fasilitator legger forholdene til rette slik at gruppen kan være effektiv. Det er viktig å skille prosess og innhold, fasilitatoren er kun ansvarlig for prosess (holder deltagerne til agenda og gjeldende spilleregler, aktiverer de som sitter stille, parkerer de som snakker mye, holder tid og avstemninger, osv). Uten å bidra med innhold kan fasilitator være nøytral mot alle deltagerne, noe som hjelper gruppen å forbli konstruktiv når temperaturen i møtet stiger.

Fasilitator kan også:

  • fokusere gruppens energi på oppgaven som skal løses
  • ser at alle deltar aktivt i diskusjoner
  • er en slags møte sjåfør
  • stiller masse spørsmål
  • minner deltagerne om ønsket resultat og prosessen mot denne
  • motiverer
  • bidrar ikke med egne meninger
  • hjelper referenten (den som noterer) å registrere alle uttallelser ordrett (kjempe viktig!)

Handlingsplan

Handlingsplan henges opp fra starten av og har ofte disse kolonner: Hva, Hvem, Når. Saker føres på (uten nødvendigvis å sette navn på personer og dato) i løpet av møtet. Ved møteslutt påføres det navn og dato helst når frivillige tar ansvar for hvert punkt.

Sikre minimum

Om du greier å sikre dette som et minimum for hvert møte som skal skje i din organisasjon allerede om 2 uker kan jeg garantere dere en helt annen stemning i møtene. Dette er selvfølgelig ikke alt, men du må starte med noe. Ønsker du å gå helt ned i dybden er du velkommen på mitt kurs om “Effektive møter” hvor vi lærer møte-kunsten og ikke minst praktiserer det i trygge omgivelser.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Post Navigation