Jeg hjelper kunder med å gå over til smidig tankesett og kultur. Denne gangen var det en stor bedrift som har gått gjennom en god del reorganisasjoner og eksperimentert med forskjellige verktøykasser som Scrum, Kanban og XP. Da jeg ble invitert som coach, møtte jeg mennesker, som igjen ble desorienterte pga. ny reorganisasjon, ny bedriftsstruktur, nye roller og stillingstitler, uklare ansvarsområder mellom roller osv.

Jeg måtte finne en rask måte å forklare til et stort antall mennesker om hvilken plass de har i den nye organisasjonen. Gammel ordning hadde sluttet å fungere før jeg kom inn i bedriften, frustrasjonsnivå hadde vokst opp, og jeg hadde ikke nok tid til å jobbe steg for steg med hver avdeling og forklare hver enkel rolle og jobbe grundig med hvert menneske som ble påvirket av reorganisasjonen. Da skrev jeg et eventyr om fred i verden og univers.

Det eksisterer bare to halvkuler

Nord og Sør
For lenge siden i universet eksisterte det en galakse med Jorda som en av de stjernene. Vår bedrift er Jorda, mens andre stjerner i galaksen er våre kunder, partnere og andre interesserte parter. På den tid var verden ganske enkel og forståelig. Det var bare to halvkuler på Jorda: nordlig og sørlig del, og det var to typer befolkning på de halvkulene. Product Owner rasen bodde i Nord (og kongen deres var Product Owner), mens i Sør bodde Scrum team (menneskeklaner fra sør hadde ikke konger, men fortsatt levde de lykkelig). Og det var ingen tvil om hvilken del av verden man tilhørte. Ikke en gang de som ble funnet i skogen etter flyulykke (reorganisasjonen), kunne gi et enkelt svar på spørsmålet om hvor hjemmet deres var. Enten hjalp de aktivt en av de små klanene (fra Scrum team), og derved var de av stor verdi for produktutvikling (det betød at de bodde i Sør). Eller, i alle andre tilfeller, bodde de på den andre siden av Jorda – i Nord. Så enkel var verden på den tid.

Det var veldig ofte (spesielt etter flyulykke) slik at det eneste som mennesker kunne definere raskt, var det stedet de bodde i (i Nord eller i Sør). Men fortsatt var det av stor hjelp for dem. Så snart de visste hvor hjemmet deres var (i Nord eller i Sør), så enklere var det å bestemme hva de skulle gjøre videre – de kunne bare snakke med mennesker fra sin halvkule. I tilfelle de var fortsatt ikke sikre på hva de skulle gjøre etter at de hadde snakket med sine landsmenn (av og til skjedde det med mennesker fra Nord siden i Sør behøvde man ekstrahjelp av alle som var ledige), kunne de alltid gå til sin konge og spørre ham om hva de kunne stå til tjeneste med.

Backlog

Hver dag falte det mange meteoritter på Jorda fra kosmos. De hadde alltid trengt inn i atmosfæren over Nordpolen og beveget seg mot Sør. Noen av dem fordampet etter kontakt med atmosfæren, og noen forvandlet til store isblokker (temaer). Mennesker fra Nord har stadlig jobbet med disse isblokkene og delt dem i mindre blokker, mens de beveget seg gjennom atmosfæren fra nordpolen og mot Sør. På denne måten hadde isen forvandlet til hagl (epic), og når haglet nærmet seg Sør, hadde det smeltet og forvandlet til regn (historier). Regn av historier øste vanligvis på team strukturert og gjennom en kø.

Mennesker fra Nord var avhengig av mennesker fra Sør. Og omvendt. Nord bestemte hva man skulle gjøre og hvor man skulle gå. Sør bestemte hvordan man skulle dra dit og gjorde alt mulig for dette. Nord og Sør kunne ikke leve uten hverandre selv om det ikke var lett.

Det er ikke lett å kommunisere

Kommunikasjon mellom mennesker fra forskjellige halvkuler hadde alltid vært vanskelig. Det var ofte slik at mennesker fra Nord ikke forstod mennesker fra Sør og omvendt. De snakket forskjellige språk. De levde på forskjellige måter. Men de hadde lært mye av mangeårig sameksistens. Her er en av de leksjonene som jeg hadde skrevet fra ord av klanene fra Sør. Visdom av mennesker fra Sør sier: “Aldri nevn det som inneholder tidsindikasjonen for mennesker fra Nord”. De vil alltid tolke deg feil. Du skal estimere for dem i ideelle timer og ideelle dager, men de glemmer ordet “ideell” før de forsvinner ut døra. Så har de estimering i dager og timer. Hvis du hadde gitt dem fem dager, kan du være sikker på at en fra Nord kommer til å banke på døra di igjen om fem dager med spørsmålet om hvor den funksjonen de hadde bestilt, er. Vær sikker på at det kommer til å skje. Du blir fanget på dette. Du blir tvunget til å føle deg skyldig, og det blir ingen barmhjertighet. Gjør livet ditt enklere: istedenfor å si hvilke som helst tidsenheter, gi dem estimering i ostekaker, bananer eller poenger.

Mat dem med ostekaker

Hvis du sier høyt om dine estimeringer i ostekaker eller bananer, blir det første du hører fra mennesker fra Nord at du hadde blitt sprø. På den andre siden kan du være sikker på at de ikke kommer til å løpe bort med en gang de fikk dine estimeringer (det skulle ha skjedd hvis du hadde estimert for dem i dager eller timer). Hvordan klarer de å bruke dine estimeringer? Alt de vil vite er når “funksjoner” blir ferdige. Da er det på tide å forklare mennesker fra Nord at din klan (team) kan lage et bestemt antall ostekaker for hver iterasjon. Fra det øyeblikket begynner vanligvis Nord og Sør å forstå hverandre.

Mennesker fra Nord får alltid estimering fra mennesker i Sør i ostekaker eller bananer eller hvilke som helst andre abstrakte enheter. De vet hvor lang tid det tar for en iterasjon fra Sørklaner. De vet også om hvor mange ostekaker en eller annen klan produserer, og nå vet de når Sør kommer til å bli ferdig med backlogen som har ordnede prioriteter. De kan gå og fortelle andre mennesker fra Nord om dette, og de kan videresende denne informasjonen til kosmos og andre planeter. Alt ville se bra ut hvis det ikke var en liten lureri. Vi har gjort en liten antakelse som kan være grunnen til krig mellom Nord og Sør og kan utslette galaksen helt. Jeg håper at dere kan gjette selv hva det er.

Hvordan kan man skape fred i verden?

For å skape fred mellom halvkuler er det nødvendig at antall ostekaker pr. iterasjon er stabilt. Vi trenger stabilt hastighet (velocity). Med en gang du hadde lovet mennesker fra Nord et bestemt antall ostekaker, burde du holde ditt ord. Alle utregninger kan være feil hvis antall leverte ostekaker er ustabilt. Det betyr at mennesker fra Nord har allerede videresendt feil informasjon til kosmos. Og det er ikke lett å avtale med Marsianere spesielt når det gjelder nye datoer for produkt release de forventet i går.

Stabiliser din hastighet!

Det er mye enklere å ha med mennesker fra Nord å gjøre da hastigheten din er stabil. Stabilitet betyr at mennesker fra Nord har ingen problemer med hverken sine landsmenn (andre mennesker fra Nord) eller Marsianere (i hvert fall med de problemene, hvor de skulle behøve hjelp fra mennesker fra Sør). Dere mater dem med stabile bananer, og de forstyrrer ikke dere. Det spiller ingen rolle hvor små bananene deres er. Med en gang mennesker fra Nord aksepterer tilbudet deres om antall bananer (under sprint planlegging), blir alle glade så lenge dere leverer et avtalt antall bananer. Men hvis bananene deres er ustabile, oppstår det problemer i verden som medfører problemer i hele galakse. I det tilfellet må mennesker fra Sør gjøre alt mulig for å definere roten av problemet (hint: det er ofte nok med retrospektivet) og løse saken for framtiden. Gå og stabiliser bananene deres!

Høyere hastighet

Til slutt ville jeg nevne et par ord om hastighet (velocity). Mange vil si “Men hva med høyere hastighet?” Hvis dere ber oss å stabilisere våre bananer, hvordan kan vi bli raskere og mer effektive? Mitt svar på det er: “Ikke jag høyere hastighet. Dere kan foreslå bonus, dere kan straffe mennesker, dere kan finne på andre oppfinnsomme metoder for å nå dette. Men alle oss vet at dere får det dere regner ut, men med noen uønskelige og uforutsette konsekvenser i andre deler av deres komplisert system. Den beste løsningen er å glemme om høyere hastighet og konsentrere seg på dens stabilisering. Jeg lover dere at dere kommer til å nå høyere hastighet automatisk over tid.”

Hva er dine triks når du trenger å formidle essensen av overgangen til smidig på kort tid? Er det noen hint du bruker? Hva kan du anbefale andre?

Møte

Dårlig møtekultur er noe av det første som krever rask behandling i mange organisasjoner hvor jeg jobber som coach. Bilde over demonstrerer godt hva jeg mener og i dag tenkte jeg å dele med dere hva er det vi trenger for at våre møter blir gjort om til effektive og produktive.

Her er et minimum sett som jeg lærte fra Anders Skoe for mange år siden:

  • Hensikt
  • Ønsket resultat
  • Agenda
  • Fasilitator
  • Handlingsplan

La oss dykke ned i detaljer.

Om du gir prosessen et navn styrer du denne. Hvis ikke styrer den deg.

Hensikt (Hvorfor skal vi ha møte?)

Ingen hensikt – ingen vits i å ha møte! Hensikten har gjerne noe med en mulighet og/eller en utilfredstillende situasjon å gjøre. Vi trenger hensikt for å forberede og motivere deltagerne. Dette punktet er ofte det eneste som man greier å få med når man kaller for møte i mange organisasjoner i dag, så stopper det.

Ønsket resultat

Her begynner vi å være konkrete. Forestill deg at møtet er ferdig. Hva har vi oppnådd? Hva kan vi ta med oss? Typisk snakker vi om 3-5 helt presise, konkrete og detaljerte punkter.

Her har vi dårlige eksempler:

  • Diskutere strategisk planlegging
  • Se på strategien for Q2
  • Informere salgsavdeling om månedsresultater
  • Skaffe forankring hos ledelse angående prosjekt X

Og her er de gode:

  • Løsning på problem  Y
  • En liste med alle mulige neste steg fra nåværende situasjon
  • En prioritert liste med top 5 handlinger for å nå våre mål
  • Signert avtale

Agenda

Vi trenger Agenda slik at tiden i møtet blir brukt fornuftig og at vi oppnår våre resultater på en effektiv måte. Agendaen viser hvordan tiden benyttes under møtet helst detaljert helt ned på minutter. Det er viktig å vite hvordan en sak skal behandles og hvor lang tid som er avsatt til den enkelte sak. Vi må kunne se hvordan vi kommer frem til Ønskede resultater ut fra Agenda.

Vi skriver dette i fire kolonner: Hva, Hvordan, Hvem, Når (fra-til).

Fasilitator

Dette er en person (helst med kunnskap og erfaring) som er hovedansvarlig for prosess. Fasilitator legger forholdene til rette slik at gruppen kan være effektiv. Det er viktig å skille prosess og innhold, fasilitatoren er kun ansvarlig for prosess (holder deltagerne til agenda og gjeldende spilleregler, aktiverer de som sitter stille, parkerer de som snakker mye, holder tid og avstemninger, osv). Uten å bidra med innhold kan fasilitator være nøytral mot alle deltagerne, noe som hjelper gruppen å forbli konstruktiv når temperaturen i møtet stiger.

Fasilitator kan også:

  • fokusere gruppens energi på oppgaven som skal løses
  • ser at alle deltar aktivt i diskusjoner
  • er en slags møte sjåfør
  • stiller masse spørsmål
  • minner deltagerne om ønsket resultat og prosessen mot denne
  • motiverer
  • bidrar ikke med egne meninger
  • hjelper referenten (den som noterer) å registrere alle uttallelser ordrett (kjempe viktig!)

Handlingsplan

Handlingsplan henges opp fra starten av og har ofte disse kolonner: Hva, Hvem, Når. Saker føres på (uten nødvendigvis å sette navn på personer og dato) i løpet av møtet. Ved møteslutt påføres det navn og dato helst når frivillige tar ansvar for hvert punkt.

Sikre minimum

Om du greier å sikre dette som et minimum for hvert møte som skal skje i din organisasjon allerede om 2 uker kan jeg garantere dere en helt annen stemning i møtene. Dette er selvfølgelig ikke alt, men du må starte med noe. Ønsker du å gå helt ned i dybden er du velkommen på mitt kurs om “Effektive møter” hvor vi lærer møte-kunsten og ikke minst praktiserer det i trygge omgivelser.

Jeg blir ofte spurt av mine kursdeltagere og ledere jeg jobber med hvor kunne de henvist sine kollegaer om de vil lese mer om ansvar på norsk. Dette tema er veldig aktuelt og vi går gjennom det i detalj på de fleste av mine kurs. Jeg snakker ofte på konferanser om dette men nå, men jeg er på vei fra en kunde i Hong Kong har jeg nåk tid for å belyse hvordan fungerer ansvarsprosessen i hodene våre.

For flere hundre år hadde vi mennesker lært om hvordan vi kan unngå ansvar. Denne prosessen er polert i oss av evolusjon. Det er akkuratt samme prosess for enhver av oss, den er helt automatisk, bygd inn i vår underbevissthet slik at mange merker ikke en gang når dette skjer. La oss studere nærmere hva som skjer i våre hoder i det øyeblikket noe galt skjer. Legg merke til at størrelsen på problemet betyr ingenting. Det kan være at du klarer ikke å finne bilnøklene på morgen aller at du hadde sløset vekk pensjonsfondet til hele nasjonen. Prosessen med ansvarsunngåelse vil være akuratt den samme.

Tenk hva som skjer i ditt eget hode når du har et problem, forstår at du kan være årsaken til det men vil ikke ta ansvar for det. Foreslår at du bruker 2 minutter på å reflektere litt over en slik situasjon. Hva blir du fortalt av din egen hjerne? Hvordan kan du unngå ansvar?

ansvarEn av de første reaksjonene som dukker opp er å ignorere problemet. Her er noen eksempler:

  • Du knuser et glass i kantina, ser deg rundt, forstår at ingen har sett deg gjøre det, og stikker av gårdet.
  • En politikker vil ofte si: “Vi har ikke dette problemet”
  • En programmerer kan si “dette er ikke en feil, funksjonen er beskrevet slik i spesifikasjonen”

Med andre ord om du kan snu ryggen til problemet og late som ingenting har skjedd og andre rundt deg kjøper dette så har du løst problemet og unngått ansvar.

En annen mulig reaksjon er å skylde på andre. Om vi ser på eksemplene over kan man si at glasset var knust av en katt som hoppet på bordet, politikkeren vil klage på opposisjonen, mens programmereren vil legge skylda på arkitekten eller business analytikeren. Legger du skylda på andre unngår du også ansvar.

Hjernen kan by på flere løsninger for å unngå ansvar. Man kan for eksempel finne en fin forklaring og rettferdiggjøre situasjonen. Glasset hadde allerede en sprekk, og bordet den stod på hadde dårlig ben. Jeg trenger ikke å gi dere eksempler når politikkerne rettferdiggjør problemene, det er nok å slå på tv og høre hvilken som helst tale rundt brennende tema. Programmeren sier at koden hvor feilen var funnet er stygg og var dårlig skrevet fra før av, derfor var det ikke mulig å forstå seg på den og dette førte til at man gjorde en feil.

Enda en måte å unngå ansvar på er å føle skam. Man kan si: “Beklager slik vil ikke gjenta seg” og alle rundt deg vil fort glemme det som har skjedd. Mer en det, slik ansvarsunngåelse er almenakseptert i samfunnet vårt. Se hva som skjer i et møterom i et stort selskap hvor alle ledere er samlet for å invistigere en vanskelig situasjon hvor selskapet tapte sin viktigste kunden. Alle sitter og ser ned i bordet, ingen løfter blikket. Den store sjefen ser seg rundt på alle deltagere. Det er så stille at man kan høre hvordan en flue flyr gjennom rommet. Plutselig så står Iversen opp og snakker: “Beklager, dette hadde vart en feil av min avdeling, jeg er veldig lei meg, dette vil ikke skje igjen”. Du kan se hvordan folk puster lettet ut, løfter hodene og skuldre. Sjefen er også blitt mildere og man kan høre fra kollegaer rundt bordet: “Ja-ja /klapp på skulder/, slik skjer alle”.  Tilgivelse ar gitt. Iversen hadde unngått ansvar. Hvorfor unngått? Jo, fordi problemet er fortsatt der. Det har skjedd ingen handling og møtedeltagerne hadde vært delaktige i det å unngå ansvar. Istedenfor skulle man sagt “Iversen du kan sitte ned, vi trenger ikke å finne en å skylde på, vi har et problem og må finne en løsning hva som skal gjøres med det”.

Hjernen din har enda et argument om det ikke er nok med de som er nevt over. Nemlig fortelle at dette var en plikt. Du vil høre fraser som “Jeg måtte gjøre det”, “Om du ville vært meg ville du gjort akuratt det samme”, “Jeg var malt inn i et hjørne”, “Dette var det eneste riktige i den situasjon”, “Jeg hadde ingen andre valg”. Dessverre så er dette ansvarsunngåelse dette også. Valg er et annet tema som jeg vil belyse i et annet bloginnlegg, for oss nå er det viktig å forstå at når en sier at man handlet fordi man må så unngår en ansvar.

Husk at dette er ikke en linjeær modell hvor du først nekter, så skylder på andre så beveger deg oppover. Nei, hjernen din vil analysere situasjonen raskt, velge det som passer best for å unngå ansvar og tilby deg dette som et svar. Kjøper du dette, unngår du ansvar. Sier du nei til forslaget fra ditt underbevissthet får du sjansen til å gjøre noe med problemet.

Du har nettopp lært om ansvarsprosessen selv og jeg oppfordrer deg til å dele denne kunskapen med andre. Du kan laste ned pdf med ansvarsprosessen, skrive det ut og henge opp på møterommene der du jobber og lære kollegaer hva det betyr. Du kan lese mer om temaet på blogen til Christopher Avery som jeg samarbeider med. Han hadde også skrevet en veldig bra bok Teamwork is an individual skill som handler om det å jobbe i team som jeg kan varmt anbefale.